Informacja o Procedurze zgłaszania naruszeń (Whistleblowing) w VeloLeasing S.A.

Informacja o Procedurze zgłaszania naruszeń (Whistleblowing) -  wewnętrzny system służący zawiadamianiu o dostrzeżonych nieprawidłowościach w VeloLeasing S.A.

W VeloLeasing S.A. – dalej „VL” obowiązuje Procedura zgłaszania naruszeń (Whistleblowing) - dalej „Procedura”, która określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń prawa, obowiązujących w VL regulacji wewnętrznych oraz standardów etycznych. Oto jej główne założenia:

Kim jest Sygnalista?

Sygnalistą jest każdy kto zgłasza informację o naruszeniu uzyskaną  w kontekście związanym z pracą. Jesteś sygnalistą, jeżeli dokonałeś zgłoszenia wewnętrznego i:

• jesteś pracownikiem lub byłym pracownikiem VL niezależnie od podstawy zatrudnienia (umowa o pracę, umowa cywilnoprawna), lub
• jesteś  wolontariuszem, stażystą lub wykonujesz w VL  praktyki, lub
• jesteś członkiem struktur korporacyjnych VL, akcjonariuszem, prokurentem, lub
• jesteś lub byłeś zewnętrznym współpracownikiem VL lub jesteś lub byłeś osobą świadcząca pracę na rzecz zewnętrznych współpracowników VL, czyli partnerów, wykonawców, podwykonawców czy dostawców VL niezależnie od formy zatrudnienia, lub

• uczestniczysz w procesie rekrutacji przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnieniem funkcji w strukturach korporacyjnych VL.

Czym jest i czego może dotyczyć naruszenie? 

Naruszenie oznacza działania lub zaniechania, które: 

1. są niezgodne z prawem lub 
2. są obejściem prawa, 
3. są niezgodne z obowiązującymi dobrymi praktykami, etyką i interesem społecznym

i dotyczą:

1. korupcji,
2. zamówień publicznych,
3. usług, produktów i rynków finansowych,
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6. bezpieczeństwa transportu,
7. ochrony środowiska,
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
9. bezpieczeństwa żywności i pasz,
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11. zdrowia publicznego,
12. ochrony konsumentów,
13. ochrony prywatności i danych osobowych,
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
17. prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz bezpieczeństwa i higieny pracy
18. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w lit. a) – p) powyżej;
19. inne działania i zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, które w ocenie Sygnalisty wymagają zgłoszenia

Jak możesz dokonać zgłoszenia wewnętrznego? 

W celu rozpatrywania zgłoszeń VL powołała Komisję ds. Sygnalistów.

Naruszenia możesz zgłaszać imiennie lub anonimowo w następujący sposób:  

• elektronicznie za pośrednictwem dedykowanego adresu e-mail:

1. gwizdek@veloleasing.pl
2. sygnalisci@veloleasing.pl

• pisemnie za pośrednictwem poczty, w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Gwizdek – do rąk własnych Komisji ds. Sygnalistów”, umieszczonej w kolejnej, zamkniętej kopercie opatrzonej klauzulą „Poufne” zaadresowanej do wiadomości:

Komisja ds. Sygnalistów

VELOLEASING S.A.

Strzegomska 42AB, 53-611 Wrocław

W przypadku chęci dokonania ustnego zgłoszenia wewnętrznego podczas bezpośredniego spotkania, Sygnalista kontaktuje się z dowolnym członkiem Komisji ds. Sygnalistów lub kanałami wskazanymi powyżej, informując o takiej potrzebie.

Co napisać w zgłoszeniu wewnętrznym? 

Ważne jest, abyś dokonując zgłoszenia wewnętrznego podał Komisji ds. Sygnalistów jak najwięcej szczegółów i przesłał jak najwięcej dowodów. Im więcej informacji otrzyma od Ciebie Komisja ds. Sygnalistów tym wnikliwiej będzie mogła zbadać zgłaszane naruszenia. Dlatego postaraj się opisać naruszenie wskazując między innymi:  

• nazwę jednostki organizacyjnej VL, której zgłoszenie dotyczy;
• konkretny lub przybliżony termin wystąpienia naruszenia lub  okres, w którym naruszenie trwało;
• opis nieprawidłowości i okoliczności w jakich do nich doszło;
• wskazanie danych osób mogących pomóc w wyjaśnieniu okoliczności zgłoszenia;  
• dane osób podejrzewanych o dopuszczenie się nieprawidłowości;  
• swój adres do kontaktu, o ile chcesz by wyznaczony pracownik lub Komisja ds. Sygnalistów informowała Ciebie o przebiegu postępowania. Adresem do kontaktu może być Twój adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej; 

• inne przydatne informacje.

Jakie masz gwarancje w związku z dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym?

VL umożliwia zgłaszanie naruszeń w sposób zapewniający zgłaszającemu ochronę przed działaniami odwetowymi. W VL obowiązuje zakaz podejmowania wobec zgłaszającego, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązanych ze zgłaszającym, działań odwetowych czy też próby lub groźby zastosowania takich działań.

W jaki sposób i od którego momentu będziesz podlegać ochronie? 

Będziesz chroniony przed działaniami odwetowymi od momentu dokonania przez Ciebie zgłoszenia wewnętrznego w ramach procedury.

Co się stanie z dokonanym przeze Ciebie zgłoszeniem wewnętrznym? 

Dokonane przez Ciebie zgłoszenie wewnętrzne Komisja ds. Sygnalistów rozpatrzy w sposób obiektywny, rzetelny i uczciwy. Twoje zgłoszenie wewnętrzne Komisja ds. Sygnalistów obejmie poufnością i zapewni Ci ochronę przed działaniami odwetowymi.

Jeśli podasz dane do kontaktu otrzymasz  potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od daty wpływu zgłoszenia. Otrzymasz także informację o wyniku postępowania weryfikacyjnego w terminie 3 miesięcy od daty wpływu zgłoszenia.

Po zakończonym postępowaniu wyjaśniającym Komisja ds. Sygnalistów przedstawi  wnioski końcowe i wyda  rekomendacje, o ile uzna to za konieczne w celu eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości. W przypadku pozytywnej weryfikacji Twojego zgłoszenia wewnętrznego protokół końcowy może  zawierać także rekomendacje, zmierzające  m.in. do wyeliminowania naruszenia i zapobiegają ich wystąpieniu w przyszłości. Takimi działaniami objętymi rekomendacjami mogą być w szczególności:

• nałożeniu na pracownika, który dopuścił się naruszenia środków dyscyplinujących oraz nakazanie zmiany stosowanych praktyk i zachowań lub usunięcia ich skutków;
• poleceniu VL nałożenia na Pracownika kary porządkowej zgodnie z przepisami Kodeksu pracy;
• przygotowaniu stosownych zmian do procedur, regulaminów lub stosowanych praktyk lub zleceniu ich przygotowania odpowiedniej jednostce organizacyjnej pod nadzorem Komisji ds. Sygnalistów;
• dopełnieniu obowiązków, którym uchybiono lub które zaniechano w drodze naruszenia prawa lub w przypadku ich nieprawidłowego wykonania, wykonanie stosownych korekt i poprawek;
• złożeniu zawiadomienia o możliwości popełnia przestępstwa;
• skierowaniu sprawy na drogę sądową.

Jak chronimy Twoje dane osobowe?

1. Dane osobowe zawarte w zgłoszeniach wewnętrznych, dotyczące zarówno osoby, której zarzuca się naruszenie prawa, jak również dokonującej zgłoszenia wewnętrznego, oraz ustalone podczas procesowania zgłoszeń w trybie przewidzianym Procedurą przetwarzane są jedynie w celu weryfikacji zasadności zgłoszeń i podjęcia ewentualnych działań dyscyplinarnych lub następczych. Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. c) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
2. W przypadku zgłoszeń zweryfikowanych pozytywnie VL przechowuje w systemach lub w postaci papierowej dane osobowe zawarte w zgłoszeniu wewnętrznym przez okres 3 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym dokonano zgłoszenia wewnętrznego lub dłużej w przypadku, gdy jest to niezbędne dla wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na VL oraz wypełnienia prawnie usprawiedliwionych interesów realizowanych przez VL, a przetwarzanie danych nie narusza praw i wolności osoby, której one dotyczą.
3. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
4. W przypadku zgłoszeń zweryfikowanych negatywnie VL niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 14 dni od przekazania sygnaliście informacji, o negatywnym rozpatrzeniu zgłoszenia, usuwa ze swoich systemów lub archiwów dane osobowe zawarte w zgłoszeniu, pozostawiając w systemach lub archiwach przez okres 3 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym dokonano zgłoszenia, inne informacje zawarte w zgłoszeniu oraz informacje o podjętych działaniach następczych.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych sygnalisty

Zgłoszenia naruszeń organom publicznym.

Możesz  w każdym przypadku może przekazać informacje o naruszeniu prawa organowi publicznemu. Podstawowym organem przyjmującym zawiadomienia zewnętrzne zgodnie z przepisami w zakresie sygnalistów jest Rzecznik Praw Obywatelskich

 https://www.gov.pl/web/sygnalisci

Zgłoszenia dotyczące rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu mogą być składane przez pracowników oraz byłych pracowników VL, a także inne osoby które wykonują lub wykonywały czynności na rzecz VL na innej podstawie niż stosunek pracy do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.

Osoby, o których mowa wyżej, mogą zgłosić Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej również przypadki podjęcia względem nich działań odwetowych.

https://www.gov.pl/web/finanse/sygnalisci--naruszenia-ustawy-aml